Firmenumzug planen: 8 Schritte für weniger Ausfall

Eine verantwortliche Projektleitung bestimmen

Für den Firmenumzug sollte intern eine Person bestimmt werden, bei der alle Informationen zusammenlaufen. Sie koordiniert Geschäftsleitung, Mitarbeitende, Verwaltung, IT-Fachpersonen, Umzugsfirma und weitere Beteiligte.

Zu ihren Aufgaben gehören beispielsweise:

• Zeitplan und wichtige Fristen führen;
• Anforderungen der Abteilungen aufnehmen;
• Entscheidungen dokumentieren;
• Zuständigkeiten intern verteilen;
• Ansprechperson für Zügelmann sein;
• Zugang zu beiden Standorten sicherstellen;
• Änderungen an alle Beteiligten kommunizieren.

Bei grösseren Unternehmen kann zusätzlich pro Abteilung eine verantwortliche Person bestimmt werden.

Inventar erfassen und unnötige Transporte vermeiden

Vor der Offerte sollte möglichst klar sein, welche Möbel, Geräte, Akten und Materialien umziehen. Der Standortwechsel ist gleichzeitig eine gute Gelegenheit, nicht mehr benötigtes Inventar auszusortieren.

Bei Akten und Datenträgern müssen Aufbewahrungspflichten, Datenschutz und interne Vorgaben berücksichtigt werden. Vertrauliche Unterlagen sollten nicht wie gewöhnliches Altpapier behandelt werden.

Den neuen Standort vor dem Umzug einrichten

Am neuen Standort sollte vor dem ersten Transport feststehen, wo Abteilungen, Arbeitsplätze, Schränke und gemeinsam genutzte Bereiche eingerichtet werden.

Ein Raum- oder Einrichtungsplan hilft der Umzugsequipe, Möbel und Kartons ohne unnötige Zwischenlagerung am richtigen Ort abzustellen.

Vorher zu kontrollieren sind:

• Raummasse und Zugänge;
• Trag- und Personenlifte;
• Türen, Treppen und Korridore;
• Park- und Ladebereiche;
• Positionen von Strom- und Netzwerkanschlüssen;
• Flucht- und Verkehrswege;
• Zutrittsregelungen und Schlüssel.

Werden Möbel am neuen Standort wieder montiert, müssen die vorgesehenen Räume zugänglich und notwendige Vorarbeiten abgeschlossen sein.

IT, Telefonie und empfindliche Geräte separat planen

Computer, Server, Netzwerkgeräte, Drucker und Telefonanlagen benötigen einen eigenen Ablauf. Es muss klar sein, wer Geräte herunterfährt, Daten sichert, Kabel kennzeichnet und die Technik am neuen Standort wieder in Betrieb nimmt.

Zügelmann kann geeignete und vorbereitete Geräte im vereinbarten Umfang transportieren. Die fachgerechte Deinstallation, Verkabelung, Konfiguration und Inbetriebnahme gehört jedoch nicht automatisch zum Umzugsauftrag.

Legen Sie ausserdem fest, welche Systeme bis unmittelbar vor dem Umzug aktiv bleiben müssen und welche Arbeitsplätze zuerst wieder einsatzbereit sein sollen.

Arbeitsplätze, Möbel und Kartons eindeutig kennzeichnen

Die Beschriftung sollte sich am neuen Standort orientieren. Eine Angabe wie „Büro alt, zweite Etage“ hilft der Umzugsequipe am Zielort nicht weiter.

Eine brauchbare Kennzeichnung enthält:

• Zielraum oder Raumnummer;
• Abteilung oder Team;
• Name oder Nummer des Arbeitsplatzes;
• Inhalt des Kartons;
• Hinweis auf empfindlichen Inhalt;
• Priorität für den Wiederaufbau.

Möbelteile, die zusammengehören, erhalten dieselbe Nummer. Schrauben und Beschläge werden dem jeweiligen Möbelstück eindeutig zugeordnet.

Hinweise dazu finden Sie im Beitrag Möbelmontage beim Umzug .

Den Firmenumzug nach Prioritäten oder Etappen planen

Nicht jedes Unternehmen muss vollständig an einem Tag umziehen. Bei einem etappenweisen Umzug können einzelne Teams oder Funktionsbereiche nacheinander verlegt werden.

Mögliche Reihenfolgen sind:

• Archiv und selten benötigtes Inventar zuerst;
• Nebenräume und Lagerbestände vor den Arbeitsplätzen;
• Abteilungen nacheinander;
• zentrale Arbeitsplätze mit hoher Priorität zuletzt abbauen;
• am neuen Standort betriebswichtige Bereiche zuerst aufbauen.

Ein Umzug ausserhalb der üblichen Betriebszeiten kann den Unterbruch reduzieren. Abend- oder Wochenendtermine müssen allerdings ausdrücklich angefragt und nach Verfügbarkeit vereinbart werden.

Neue Firmenadresse rechtzeitig kommunizieren

Neben dem physischen Umzug müssen Kundschaft, Lieferanten, Behörden und Geschäftspartner über die neue Adresse informiert werden.

Je nach Unternehmen sind unter anderem zu prüfen:

• Handelsregister und weitere Behörden;
• Schweizerische Post und Nachsendung;
• Banken, Versicherungen und Vertragspartner;
• Kundschaft und Lieferanten;
• Website und Google-Unternehmensprofil;
• Rechnungen, Briefpapier und E-Mail-Signaturen;
• Verzeichnisse, Plattformen und Branchenprofile;
• Beschriftung am bisherigen und neuen Standort.

Legen Sie ein einheitliches Datum fest, ab dem die neue Adresse verwendet wird. So erscheinen nicht über längere Zeit unterschiedliche Angaben.

Umzugstag und Wiederaufnahme des Betriebs kontrollieren

Am Umzugstag benötigt die Umzugsequipe an beiden Standorten eine erreichbare Ansprechperson. Zugänge, Schlüssel, Lifte und Ladezonen müssen zum vereinbarten Zeitpunkt verfügbar sein.

Nach dem Transport sollte zuerst kontrolliert werden, ob priorisierte Arbeitsplätze, wichtige Akten und gemeinsam genutzte Möbel am richtigen Ort stehen.

Eine abschliessende Kontrolle umfasst beispielsweise:

• Vollständigkeit der transportierten Positionen;
• Zuordnung zu Räumen und Arbeitsplätzen;
• vereinbarte Möbelmontagen;
• sichtbare Transportschäden;
• zurückgebliebene Gegenstände am alten Standort;
• Räumung und Reinigung gemäss Auftrag.